Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 telah berkuatkuasa untuk mengawal selia pemprosesan data dalam transaksi yang melibatkanperkara komersial. Akta ini adalah terpakai kepada semua Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA)dan dengan demikian, mewajibkan Universiti Sains Malaysia (USM) memaklumkan anda berkenaan hak-hak anda, sama ada sebagai (bakal) staf atau pelajar Universiti, berkaitan data peribadi anda yang sedang diproses atau yang akan dikumpulkan dan yang akan diproses oleh pihak USM serta maksud-maksud bagi pemprosesan data tersebut. Akta ini juga mewajibkan USM mendapatkan persetujuan anda terhadap pemprosesan data peribadi anda. Justeru itu, anda dimaklumkan bahawa data peribadi dan maklumat selainnya (secara keseluruhan, "Data Peribadi") yang diberikan di dalam permohonan anda untuk mendaftar bagi penggunaan sistem/laman web USM dan, jika relevan, untuk melanggan perkhidmatan erecruit.usm.my, termasuk apa-apa maklumat tambahan yang mungkin anda berikan kemudian, bakal digunakan dan diproses oleh Universiti Sains Malaysia ("USM") bagi maksud-maksud berikut:-

• mempertimbangkan permohonan anda untuk mendaftar bagi penggunaan laman web USM;
• mempertimbangkan sebarang permohonan anda;
• untuk berhubung dengan anda;
• untuk memberi khidmat kepada anda;
• untuk memproses transaksi/perkhidmatan;
• menjawab pertanyaan-pertanyaan anda;
• mentadbir data/maklumat anda;
• tinjauan pasaran dan analisis kecenderungan;
• untuk memberi anda maklumat tentang produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan USM dan isu berkaitan;
• untuk memberi anda maklumat tentang progran akademik dan perkhidmatan USM;
• kegiatan-kegiatan USM selainnya yang sah;
• maksud-maksud selainnya seperti yang termaktub di dalam Terma-Terma

Penggunaan Laman Web USM; dan/atau jika relevan, maksud-maksud selainnya seperti yang termaktub di dalam Perlembagaan, Statut, Kaedah atau Peraturan dan, jika terpakai, Terma-Terma dan Syarat-Syarat USM.(secara keseluruhan, "Maksud-Maksud") Seterusnya, sila maklum bahawa sekiranya diperlukan bagi mana-mana Maksud-Maksud yang dinyatakan di atas, Data Peribadi anda mungkin dihantar ke mana mana lokasi atau koloborator di luar USM atau dizahirkan kepada perbadanan berkaitan, pemegang lesen, rakan perniagaan dan/atau pemberi khidmat, yang mungkin berada di dalam atau luar Malaysia. Selain dari yang dinyatakan di sini, Data Peribadi anda tidak akan, dengan sedarinya, dipindahkan ke mana-mana tempat di luar Malaysia. USM akan menyimpan Data Peribadi anda di dalam rekod pentadbiran selagi anda masih menggunakan perkhidmatan USM. USM juga menyimpan Data Peribadi anda untuk jangkamasa tertentu selepas anda tidak lagi melanggan perkhidmatan USM sekiranya perlu untuk tujuan Maksud-Maksud Data Peribadi anda dikumpul dan/atau memuaskan kehendak undang-undang. Untuk memproses Data Peribadi anda, persetujuan anda diperlukan. Di dalam kebanyakan situasi, adalah menjadi keperluan bagi USM untuk memproses Data Peribadi anda untuk menyediakan perkhidmatan yang diminta oleh anda. Walau bagaimanpun, sekiranya anda ingin menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda, anda boleh berbuat demikian seperti yang dinyatakan di dalam perenggan di bawah. Anda boleh meminta USM secara notis bertulis (seperti yang diperuntukkan di dalam perenggan seterusnya) agar tidak memproses Data Peribadi anda bagi mana-mana maksud-maksud berikut: (i) pengiklanan atau pemasaran menerusi telefon produk atau perkhidmatan USM atau berkomunikasi dengan anda menerusi apa cara sekali pun apa-apa bahan pengiklanan atau pemasaran USM. Anda boleh pada bila-bila masa selepas ini mengemukakan pertanyaan, aduan dan tertakluk kepada pembayaran fi yang ditetapkan (jika ada), meminta secara bertulis, akses kepada, dan pembetulan terhadap, Data Peribadi anda atau menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda seperti yang dinyatakan di perenggan di atas dengan menghantar permintaan berkenaan kepada Pegawai Perlindungan Data Peribadi USM menerusi pos berdaftar atau emel (yang perlu dikirimkan daripada alamat emel yang telah didaftarkan dengan USM) seperti yang dinyatakan di bawah:

Jika anda seorang pelanggan perkhidmatan USM yang lalu, harap maklum bahawa USM akan terus memproses Data Peribadi anda sebagaimana dinyatakan di dalam Notis Privasi ini melainkan jika kami menerima bantahan anda. Anda boleh melaksanakan hak-hak anda berkenaan dengan Data Peribadi anda sepertimana dinyatakan di atas. Privasi Notis ini mungkin dipinda pada bila-bila masa dan berkuatkuasa pada tarikh yang ditetapkan oleh USM. Sebarang pemindaan akan dinyatakan di dalam laman web USM atau apa-apa bentuk lain yang USM fikirkan sesuai. Langganan dan/atau penggunanan berterusan anda kepada perkhidmatan dan/atau laman web USM merupakan persetujuan anda terhadap pindaan tersebut.